Come organizzare un evento aziendale

Gli eventi aziendali possono rivelarsi, se ben organizzati, dei preziosi alleati della brand awareness. Quali sono i passi da seguire per dare vita a un evento indimenticabile? Scopriamoli assieme nelle prossime righe.

L’importanza del briefing

Nel momento in cui si punta a organizzare un evento aziendale efficace, è necessario partire dal briefing. In questa fase, è necessario definire chiaramente l’obiettivo dell’evento, coinvolgendo eventualmente diverse figure aziendali sia per chiedere cosa si aspettano, sia per dare spazio alle loro competenze nei casi in cui possono rivelarsi decisive per un risultato di successo. Tutto ovviamente deve essere gestito tenendo conto del budget disponibile.

Come scegliere la location

Un evento aziendale di successo deve, per forza di cose, essere legato a una location speciale. Quali sono i consigli migliori per sceglierla? Premettendo il fatto che si tratta di raccomandazioni generali e che i singoli step dipendono fortemente dalla natura e dagli obiettivi dell’evento, facciamo presente che, prima di tutto, è opportuno valutare la raggiungibilità.

Fondamentale è che per gli ospiti sia facile arrivare sia con i mezzi pubblici, sia in auto. 

Un altro consiglio da non dimenticare riguarda la presenza di aree sufficientemente spaziose – possono essere sia all’aperto sia al chiuso – dove fare networking. Nell’ambito degli eventi aziendali, questa fase è cruciale ed è uno dei motivi per cui, nella maggior parte dei casi, i partecipanti scelgono di esserci.

Gadget? Sì, grazie!

Il capitolo dei gadget è fondamentale nel momento in cui si parla di eventi aziendali. Distribuirli è importante soprattutto per via della brand awareness, che può essere ottimizzata anche a lungo termine.

Per quanto riguarda la scelta, non è possibile  dare una risposta scritta sulla pietra, in quanto tutto dipende dalle caratteristiche della singola azienda. Si può optare per chiavette USB, agende personalizzate, shopper; quello che conta, a prescindere dalla scelta dell’oggetto specifico, è che l’omaggio sia coerente con l’immagine aziendale.

Giusto per fare un esempio, ricordiamo che, nei casi in cui si ha a che fare con un’azienda dalla spiccata vocazione sostenibile, una chiavetta USB in plastica non è il massimo come gadget.

Attenzione ai social

Come ben si sa, quando si parla di eventi aziendali l’ambiente social è spesso cruciale dal punto di vista dell’efficacia della comunicazione esterna. Alla luce di ciò, è opportuno pensare a un hashtag ufficiale e, ovviamente, incaricare una persona esperta di social della realizzazione e della pubblicazione dei post.

Come gestire i fornitori

Se c’è un aspetto che non è stato trattato fino ad ora nell’articolo, questo è la gestione dei fornitori. La prima cosa da dire al proposito è che, se possibile, in fase di scelta è opportuno chiedere tre o più preventivi e confrontarli. Inoltre, fra i criteri è bene considerare anche la vicinanza della sede delle loro aziende alla location dell’evento. Non bisogna infatti dimenticare che i tempi sono fondamentali per la buona riuscita di un evento e che è bene prevenire fin da subito il rischio di ritardi.

L’importanza del follow up

L’evento aziendale di successo non finisce nel momento in cui si spengono le luci sulla location. Ai fini del miglioramento dell’efficacia, conta tantissimo anche il follow up. Per questo, una volta terminato l’evento, è opportuno inviare ai partecipanti – assieme ai ringraziamenti – un questionario con la richiesta di opinioni sull’esperienza che hanno vissuto. In questa fase non bisogna trascurare assolutamente nulla. Solo andando nel dettaglio, infatti, sarà possibile avere in mano tutte le informazioni necessarie ad aggiustare eventualmente il tiro in futuro.

Concludiamo facendo presente che, per organizzare un evento aziendale memorabile, è bene farsi trovare pronti a qualsiasi imprevisto. Anche se ogni dettaglio è stato gestito in maniera impeccabile, è normale che, all’ultimo momento, qualcosa possa andare storto. Alla luce di ciò, è bene dedicarsi a un po’ di riposo prima del grande giorno.